Annelies de Bosch Kemper-de Hilster, Leiterin der Abteilung Rechtsdienstleistungen bei V.O., erklärt, warum und wann Geschäftsgeheimnisse innerhalb von Organisationen eine wichtige Rolle spielen.
Als Unternehmen kann man sich nicht früh genug mit geistigem Eigentum (IP) beschäftigen. Angenommen, Sie machen eine Erfindung: Entscheiden Sie sich dann für ein Patent, für ein Geschäftsgeheimnis oder passt eine Kombination aus beidem am besten? Eine wichtige Lehre von Annelies de Bosch Kemper-de Hilster, Juristin bei V.O. Patents & Trademarks, lautet: Nehmen Sie bereits in einem frühen Stadium Kontakt zu einem Patentanwalt auf. „Start-ups sind verletzlich. Das Letzte, was man möchte, ist, dass wichtige Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.“
Das Prinzip eines Patents lässt sich recht einfach erklären. Als Patentinhaber haben Sie 20 Jahre lang das ausschließliche Recht an der Erfindung. Diese Erfindung muss jedoch in der Patentanmeldung beschrieben werden und wird damit öffentlich bekannt gemacht. Wettbewerber erhalten dadurch die Möglichkeit, gezielt nach einer „Umgehungslösung“ (Workaround) zu suchen.
Manchmal ist die Geheimhaltung bestimmter Elemente – gegebenenfalls in Kombination mit einem Patent – die beste Wahl. Geschäftsgeheimnisse können sich auf technische Informationen beziehen, aber auch andere Arten von Wissen können darunterfallen. Dazu zählen beispielsweise kommerzielle, strategische oder administrative Informationen.
V.O. berät Erfinder und Unternehmen jeder Größe zu Patenten, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), IP-Klauseln und Vertraulichkeitsbestimmungen in Verträgen. Darüber hinaus unterstützt die Kanzlei bei praktischen Maßnahmen innerhalb von Organisationen, etwa beim Schutz sensibler Informationen, beim Zugangsmanagement und bei der Sensibilisierung von Mitarbeitenden.
Wenn Geheimhaltung besser funktioniert
Es gibt klassische Beispiele, die zeigen, dass Geheimhaltung eine kluge Option sein kann, erklärt De Bosch Kemper-de Hilster. „Ein Hersteller von flüssigem Scheuermittel entwickelte einst einen Kniff, durch den das Produkt vor der Verwendung nicht mehr geschüttelt werden musste: Es blieb stets eine leicht undurchsichtige Substanz.“ Dieses Herstellungsverfahren wäre möglicherweise patentierbar gewesen, jedoch nicht in einem so breiten Umfang, dass mögliche Umgehungslösungen vom Patent erfasst worden wären. Die Alternativen hätten sich rechtlich nicht absichern lassen. In einem solchen Fall ist Geheimhaltung oft die stärkere Strategie, erläutert sie. „Auf diese Weise konnte das Unternehmen seinen Vorsprung bewahren, ohne Wettbewerber stärker aufzuklären, als es wünschenswert gewesen wäre.“
Ein Geschäftsgeheimnis schützen
Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen ist auch gesetzlich verankert. Um diesen gesetzlichen Schutz in Anspruch nehmen zu können, müssen jedoch drei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Informationen müssen geheim sein.
- Die Informationen müssen einen (wirtschaftlichen) Wert besitzen, weil sie geheim sind.
- Es müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Informationen geheim zu halten.
Gerade beim letzten Punkt besteht für Unternehmen oft erheblicher Handlungsbedarf. Neben den üblichen vertraglichen Regelungen wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen ist es wichtig, dass für alle Beteiligten klar erkennbar ist, welche Informationen geheim gehalten werden müssen und dass dieses Bewusstsein dauerhaft aufrechterhalten wird.
Professionelle Organisationen arbeiten hierfür teilweise mit einem Klassifizierungssystem. Es handelt sich um eine Art „Ampelmodell“, erläutert die Juristin. Dokumente mit der Farbcodierung Rot sind streng vertraulich und nur für einen sehr kleinen Kreis von Mitarbeitenden zugänglich. Orange gekennzeichnete Informationen dürfen breiter geteilt werden, jedoch nur mit ausdrücklicher Genehmigung. Grüne Dokumente sind für den allgemeinen Gebrauch innerhalb und außerhalb der Organisation bestimmt. Vertragliche Regelungen wie NDAs und Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen bilden dabei häufig die Grundlage.
Darüber hinaus werden weitere Schutzmaßnahmen ergriffen. Da viele Menschen heute hybrid arbeiten, liegt der Fokus oft auf der digitalen Sicherheit. Die ungesicherte Weitergabe von Daten per E-Mail oder über Cloud-Speicher kann den rechtlichen Status eines Geschäftsgeheimnisses gefährden. „Strenge IT-Protokolle sind daher kein Luxus, sondern eine notwendige Voraussetzung für den rechtlichen Schutz“, so die Juristin. Neben digitalen Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und eingeschränkten Zugriffsrechten spielen jedoch auch physische Maßnahmen eine wichtige Rolle. „Dazu gehören beispielsweise eine Clean-Desk-Policy oder abgeschlossene Bereiche, die nur autorisiertes Personal mit einer Zugangskarte betreten darf.“ Auch auf solche Aspekte weist V.O. hin und besucht regelmäßig Unternehmen, um zu prüfen, ob vertrauliche Informationen ausreichend geschützt und die entsprechenden Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt sind.
Die Verwundbarkeit von Start-ups
Für Start-ups ist das richtige Gleichgewicht zwischen Offenheit und Verschwiegenheit oft von existenzieller Bedeutung. „Start-ups sind verletzlich. Das Letzte, was man möchte, ist, dass wichtige Informationen an die Öffentlichkeit gelangen“, betont die Juristin. In der Anfangsphase befindet sich ein Produkt häufig noch in der Entwicklung, sodass es für eine Patentanmeldung mitunter noch zu früh ist. Gleichzeitig sind gerade junge Unternehmen darauf angewiesen, Kontakte zu Investoren und potenziellen Partnern aufzubauen. Dabei lässt es sich oft nicht vermeiden, Informationen über Technologien und Prozesse zu teilen. Für Start-ups kann dies ein schwieriger Balanceakt sein.
Hologenomix: Aufbau eines Biotech-Start-ups
Hologenomix wird von V.O. bei der Entwicklung der richtigen Strategie für Patente und Geschäftsgeheimnisse unterstützt. Das Start-up entwickelt ein Verfahren, mit dem große Mengen zellfreier DNA und RNA aus Urin gewonnen werden können. Dieses Material könnte künftig dazu beitragen, unter anderem Krebs empfindlicher und zuverlässiger nachzuweisen. Während bestehende Verfahren häufig mit kleinen Blutmengen arbeiten, konzentriert sich Hologenomix auf große Urinvolumina. Dadurch steht mehr genetisches Material zur Verfügung, was diagnostische Tests präziser machen kann.
Hologenomix befindet sich derzeit mitten in der Entwicklungsphase. Mitgründer Eric van der Toorn erklärt: „In den kommenden Monaten konzentrieren wir uns auf Forschungsarbeiten, um die Entfernung der Harnblase bei Patienten mit muskelinvasivem Blasenkrebs zu reduzieren. Gleichzeitig entwickeln wir eine Maschine, mit der die Technologie später kommerzialisiert werden soll.“ In dieser Phase gewinnt der Schutz der Technologie zunehmend an Bedeutung.
Nach Ansicht von Van der Toorn muss man als Gründer in vielen Bereichen zu Hause sein – von Finanzierung und Unternehmensführung bis hin zum Schutz geistigen Eigentums –, wobei letzteres ein Spezialgebiet für sich ist. „Für uns war der Schritt von einem Gründerteam zu einer Organisation mit Mitarbeitenden recht groß. Plötzlich hat man es mit unterschiedlichen Zugriffsebenen und Beschränkungen zu tun.“ Deshalb müsse man bestimmte Dinge ausdrücklich festlegen. Was ist vertraulich und was nicht? „Natürlich vertraut man seinen Mitarbeitenden – sonst würde man sie nicht einstellen. Aber falls einmal etwas schiefgeht, muss klar sein, dass bestimmte Informationen tatsächlich als Geschäftsgeheimnis behandelt wurden.“
Hologenomix erhielt hierzu wertvolle Unterstützung von V.O., berichtet der Gründer. „Außerdem haben sie uns bei der Ausarbeitung einer Patentanmeldung geholfen. Wir konnten uns mit Fragen an sie wenden wie: Sollten wir ein niederländisches oder ein internationales Patent anmelden, und welche Daten benötigen wir dafür?“ Das Patent wurde inzwischen eingereicht. Patentiert wird die Maschine, während das Verfahren selbst als Geschäftsgeheimnis geschützt bleibt.
„Als Start-up kann man schlichtweg nicht alles wissen. Deshalb würde ich anderen jungen Unternehmern dringend empfehlen, den Kontakt zu einer auf geistiges Eigentum spezialisierten Organisation zu suchen“, so Van der Toorn.
Keine Entweder-oder-Entscheidung
Dem stimmt De Bosch Kemper-de Hilster zu. „Ziehen Sie bereits in einem frühen Stadium einen Patentanwalt hinzu. Er kann beurteilen, welche Strategie im konkreten Fall sinnvoll ist. Oft ist die Entscheidung nicht so einfach wie die Wahl zwischen einem Patent und einem Geschäftsgeheimnis. Selbst wenn man sich letztlich für ein Patent entscheidet, kann dieses weiterhin von einer Ebene aus Geschäftsgeheimnissen umgeben sein. Ein Patent schützt nicht alles; das dazugehörige Know-how ist häufig mindestens genauso wichtig.“
Eine weitere wichtige Erkenntnis sei, bereits in der Anfangsphase ein Bewusstsein für Geschäftsgeheimnisse innerhalb der Organisation zu schaffen, schließt sie. „Damit kann ein Start-up gar nicht früh genug beginnen. Es reicht nicht aus, einmal eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen. Eine gute Strategie erfordert Wiederholung, Schulungen und dauerhafte Wachsamkeit.“
Dieser Artikel wurde von IO+ im Auftrag und in Zusammenarbeit mit V.O. verfasst.
IO+ ist eine unabhängige journalistische Plattform, die ihre Partner sorgfältig auswählt und ausschließlich mit Unternehmen und Institutionen zusammenarbeitet, die ihre Mission teilen: die Geschichte der Innovation zu verbreiten. Auf diese Weise können sie ihren Lesern wertvolle Geschichten bieten, die nach journalistischen Richtlinien erstellt wurden.
