1. Généralités
1.1 Vereenigde Octrooibureaux N.V. (dénommée ci-après « V.O. ») est une société anonyme de droit néerlandais sise à ’s-Gravenhage, inscrite au registre du commerce de la Chambre de commerce sous le numéro 27288995, qui exerce ses activités dans le domaine des brevets, des marques et des modèles, de l'avocature et de la fourniture d'autres services en propriété intellectuelle.
1.2 V.O., V.O. Patents & Trademarks, VEREENIGDE et Oostenbroek Advocatuur sont des dénominations commerciales de V.O.
1.3 Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les travaux effectués ou à effectuer par V.O. ou en son nom en ce qui concerne un marché. Par « marché », on entend tout contrat conclu par V.O. ou conclu avec V.O.
1.4 Les présentes conditions générales constituent également des clauses de tiers irrévocables en faveur des avocats, des conseillers, des collaborateurs (tels que les mandataires en brevets, en marques et en modèles) et d'autres auxiliaires de V.O.
1.5 Les présentes conditions générales sont donc également applicables à tout marché complémentaire ou consécutif.
2. Exécution et champ d'application du marché
2.1 Tous les marchés qu'un donneur d’ordre confie à V.O., à ses avocats, conseillers ou collaborateurs (tels que les mandataires en brevets, en marques et en modèles), ou à des personnes physiques ou morales liées à V.O., sont considérés avoir été attribués exclusivement à V.O. et sont uniquement acceptés par V.O. À aucun moment, aucun contrat ne sera établi entre le donneur d’ordre et les avocats, conseillers ou collaborateurs de V.O. (tels que les mandataires en brevets, en marques et en modèles), ou des personnes physiques ou morales liées à V.O. qui, sur la base de quelque relation juridique que ce soit avec V.O., exécutent le marché ou y participent. Il en est de même lorsqu'un marché a été expressément ou tacitement confié à une personne déterminée. L'application des articles 7:404 et 7:407 paragraphe 2 du code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek) est explicitement écartée en l'espèce. Le marché comprend le pouvoir de V.O. d'accomplir, au nom et pour le compte du donneur d'ordre, des actes juridiques dans le cadre du marché.
2.2 Le donneur d'ordre est censé avoir lui-même attribué le marché et celui-ci entrera en vigueur entre V.O. et le donneur d'ordre. Il peut en être autrement si le donneur d’ordre a préalablement fait savoir par écrit et de manière explicite à V.O. que le marché est passé au nom d'un tiers et que V.O. a confirmé par écrit qu'elle acceptait ce tiers comme donneur d’ordre. Ce n'est que dans ce cas que le marché entre V.O. et ce tiers est en vigueur (et ce tiers est le donneur d’ordre). Dans de telles situations (i), les présentes conditions générales sont (également) applicables au représentant du donneur d'ordre, (ii) le représentant du donneur d'ordre garantit à V.O. qu'il dispose d'un pouvoir suffisant pour représenter le donneur d'ordre en ce qui concerne le marché, (iii) le représentant du donneur d'ordre est solidairement responsable des obligations du donneur d'ordre et (iv) le représentant du donneur d'ordre garantit et indemnise pour et contre tous les dommages subis par V.O., lorsque le représentant du donneur d'ordre ne dispose pas d'une procuration suffisante et/ou que le donneur d'ordre n'est pas lié par un marché et/ou par les présentes conditions générales. Sauf dans les cas où V.O. accepte explicitement un autre cas de figure, il n'y a qu'un seul donneur d'ordre. S'il y a plusieurs donneurs d’ordre, les présentes conditions générales s'appliquent à tous ces donneurs d’ordre. Le cas échéant, les parties conviennent que la personne désignée par V.O. sur la confirmation du marché comme étant « donneur d'ordre » ou « mandataire », ou à défaut le premier demandeur/la première partie cité, est le porte-parole et que ses instructions prévalent pour V.O. Le porte-parole doit veiller à donner des instructions claires à V.O. À moins qu'il n'en ait été convenu autrement, V.O. ne communique qu'avec le donneur d'ordre/porte-parole. Toutefois, en cas de demande expresse ou si cela est jugé comme nécessaire, V.O. informera et gardera informées les autres personnes (morales) et parties impliquées du déroulement du marché. En cas d'imprécisions ou de discordances, V.O. peut demander des instructions explicites de la part du donneur d'ordre/porte-parole. Le donneur d'ordre/porte-parole garantit et indemnise V.O. de toutes les demandes d'autres parties concernées ou de tiers auxquel(le)s V.O. est confrontée – en raison de ces instructions et/ou du mode de communication.
2.3 V.O. est en droit de faire appel à des tiers dans l'exécution d'un marché.
2.4 Les déclarations de frais ne sont pas fournies par défaut. Sauf convention contraire expresse, les éventuelles déclarations de frais ne sont pas contraignantes pour V.O. Sauf indication contraire, elles sont approximatives et constituent des instantanés.
2.5 Un marché est considéré accepté après acceptation écrite de V.O., ou parce que V.O. a commencé à exécuter les tâches requises.
2.6 V.O. s'efforcera d'exécuter le marché qui lui a été confié et qu’elle a accepté au mieux de ses possibilités. V.O. n'est pas tenue d'exécuter des activités non spécifiées dans le marché ou d'exécuter d'autres tâches non explicitement confiées. Le fait de ne pas exécuter des tâches qui n'ont pas été confiées de façon explicite ne peut engager aucune responsabilité. Toutefois, si V.O. effectue de tels travaux non confiés, les présentes conditions générales s'appliqueront. Le marché en vue de déposer une demande de brevet ou de modèle d'utilité ou encore une marque ou un modèle, d'en reprendre la représentation ou d'exécuter d'autres tâches, englobe dans tous les cas une mission d'information sur les développements concernant ladite tâche.
2.7 Le donneur d'ordre fournira à temps à V.O. toutes les informations et instructions pertinentes pour l'exécution du marché. Le donneur d’ordre veille à l'exactitude et à l'authenticité de ces données. En outre, le donneur d’ordre doit informer V.O. en temps utile et par écrit de toute modification des coordonnées, de la dénomination et de toute autre information pertinente concernant le donneur d’ordre et les autres parties concernées par l'exécution du marché. Si le donneur d'ordre ne satisfait pas à ces exigences, il le fait à ses propres risques.
2.8 Toutes les formes de communication électronique, dont les e-mails, sont considérées comme écrites. Le donneur d'ordre et les autres parties impliquées reconnaissent que les communications électroniques peuvent être interceptées, manipulées, infectées, ralenties ou (r)envoyées à la mauvaise personne, par exemple du fait de virus ou de filtres anti-spam. Le donneur d'ordre donne à V.O. le droit de communiquer par e-mail avec lui et des tiers, sachant que la confidentialité des informations transmises par e-mail n'est pas garantie. Si le donneur d'ordre agit dans le cadre d'une activité professionnelle ou commerciale, l'application de l'article 6:227b paragraphe 1 du code civil néerlandais qui concerne la fourniture de données dans les transactions commerciales en ligne, ainsi que de l'article 6:227c du code civil néerlandais qui concerne la manière dont les transactions commerciales en ligne sont réalisées, est exclue.
2.9 V.O. n'est pas tenue de transmettre la correspondance qu'elle reçoit concernant les affaires et/ou droits pour lesquels on ne lui a pas confié de marché. En tout état de cause, V.O. ne prendra pas connaissance du contenu de cette correspondance. Les risques connexes sont entièrement à la charge du donneur d'ordre.
2.10 Les parties ont la possibilité de mettre fin à tout moment à leur collaboration. Si, pendant l'exécution d'un marché, un conflit d'intérêt tel qu'entendu par les règles de conduite applicables devait naître ou risquer de naître, ou qu'il existe une menace réelle de naissance d'un tel conflit, ou si des sanctions gouvernementales ou émanant d'instances supranationales sont susceptibles d'occasionner un tel conflit de façon directe ou indirecte, V.O. devra éventuellement restituer le marché et cesser ses activités. Les frais occasionnés jusqu’à la cessation des activités ainsi que les autres montants dus seront alors facturés et le reliquat d'une éventuelle avance déjà perçue sera restitué.
3. Exonération de responsabilité
3.1 Toute responsabilité de V.O. et toute responsabilité d'une personne qui, en vertu d'une relation juridique avec V.O., exécute le marché ou est impliquée dans l'exécution de ce marché (tels que les avocats ou mandataires en brevets, en marques et en modèles), ne dépassera en aucun cas le montant payé par l'assurance ou les assurances de responsabilité professionnelle conclues par V.O., majoré du montant de la franchise conformément à la ou aux police(s) en vigueur. La limitation de responsabilité décrite ci-dessus s'applique également si V.O. est responsable du mauvais fonctionnement des équipements, logiciels, bases de données, registres (par exemple en cas d'inexactitudes ou de lacunes dans les registres consultés) ou d'autres éléments utilisés dans l'exécution du marché. La limitation de responsabilité s'applique même si une communication n'est pas transmise et/ou reçue correctement, entièrement ou en temps utile.
3.2 Dans le cas où l'assurance de responsabilité civile visée à l'art. 3.1 ne verse rien et si V.O. est néanmoins responsable, toute responsabilité est limitée à un montant maximum de 25 000,00 € (vingt-cinq mille euros) hors TVA ou, si les honoraires hors TVA payés pour l'exécution (de la partie) du marché auquel se rapporte la demande sont supérieurs à 25 000,00 € (vingt-cinq mille euros) hors TVA, à concurrence d'un montant égal à ces honoraires payés avec un maximum de 100 000,00 € (cent mille euros) hors TVA.
Si V.O. a expressément accepté que le marché soit attribué par plusieurs donneurs d’ordre, la responsabilité cumulative totale de V.O. vis-à-vis du porte-parole et des autres donneurs d’ordre conjointement ne dépassera pas (i) le montant susmentionné et (ii) sera soumise aux dispositions de l'art. 3.1 et des autres paragraphes du présent article 3. Les donneurs d'ordre se chargeront eux-mêmes du traitement interne de leurs demandes éventuelles, compte tenu de la responsabilité maximale de V.O.
3.3 V.O. exclut toute responsabilité vis-a-vis d'éventuelles inexactitudes et/ou lacunes des sources littéraires consultées par V.O. ou des registres qu'elle consulte, et ne sera pas non plus responsable en cas d’inexactitudes et/ou lacunes dans les informations délivrées par le donneur d'ordre ou les autres parties impliquées. V.O. n'est pas non plus responsable des préjudices nés de la communication ayant lieu à la demande ou avec l'autorisation du donneur d'ordre.
3.4 V.O. n'est pas responsable des manquements des tiers qu'elle a engagés dans le cadre de l'exécution d'un marché. V.O. est habilitée à accepter les conditions générales (assorties éventuellement de limitations de responsabilité) appliquées par ces tiers, y compris au nom du donneur d’ordre. Le donneur d’ordre préservera et indemnisera V.O. pour et contre les revendications de ces tiers relatives aux demandes du donneur d’ordre à l'égard de ces tiers.
3.5 Le donneur d’ordre renonce au droit de poursuivre en personne une personne ou une personne morale qui, en vertu de toute relation juridique avec V.O., exécute le marché ou qui est impliquée dans l'exécution de ce marché (tels que des avocats ou mandataires en brevets, en marques et en modèles), en raison d'un manquement, d'un acte illicite ou d'une autre manière en ce qui concerne le marché.
3.6 Une action en dommages et intérêts contre V.O. et/ou toute personne (morale) qui, en vertu de toute relation juridique avec V.O., exécute le marché ou est impliquée dans l'exécution de ce marché (tels que des avocats ou mandataires en brevets, en marques et en modèles) et contre qui – malgré les dispositions de l’art. 3.5 – une telle action peut néanmoins être introduite, cesse d'exister un an après que le donneur d’ordre a eu connaissance ou aurait raisonnablement pu avoir connaissance du dommage en question et V.O. ou la personne (morale) concernée en tant que partie potentiellement responsable, à moins qu'elle ne vienne à échéance ou ne soit prescrite en vertu de la loi applicable.
3.7 V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur peuvent, dans le cadre de l'exécution des marchés, détenir des fonds appartenant au donneur d'ordre, à d’autres parties impliquées et/ou à des tiers. V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur déposeront ces fonds dans une banque de leur choix accréditée auprès de la Nederlandsche Bank (la Banque centrale des Pays-Bas). V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur n'endossent aucune responsabilité si la banque ne respecte pas ses obligations.
3.8 Aucune disposition des présentes conditions générales n'est destinée à limiter ou à exclure la responsabilité qui résulte de l'imprudence ou de l'intention délibérée des cadres dirigeants de V.O.
4. Notes de frais
4.1 À moins qu'il n'en ait été convenu autrement, des honoraires sont facturés (a posteriori) au donneur d'ordre pour toutes les tâches, sur la base du tarif horaire en vigueur au moment de l'exécution des tâches et fixé unilatéralement par V.O., multiplié par le nombre d'heures consacrées au marché. Les frais de déplacement peuvent également être facturés sur une base horaire. Les tarifs horaires peuvent être augmentés sur la base d'une majoration forfaitaire ou d'un coefficient en cas d'urgence, de la nécessité d'agir en dehors des heures normales de bureau ou en raison de circonstances extraordinaires ou imprévues échappant au contrôle de V.O. V.O. applique également des honoraires fixes. Tous les frais, y compris les frais de tiers, liés à l'exécution du marché (comme les taxes, les frais de justice, les notes de frais d’agents étrangers, les frais de traduction, etc.) sont facturés au donneur d'ordre. Les frais liés au travail de tiers (tels que les agents étrangers) sont répercutés avec un supplément.
4.2 V.O. peut réclamer une avance à tout moment au donneur d'ordre. V.O. garde le droit de ne pas démarrer l'exécution du marché ou de ne pas la poursuivre si une telle avance n'est pas versée. De même, en cas de défaut de paiement de toute (autre) facture émise par V.O., V.O. a le droit d'interrompre ou de suspendre l’exécution du marché. Les éventuels dommages découlant du non démarrage, de l'interruption ou de la suspension de l’exécution du marché sont entièrement à la charge du donneur d'ordre.
4.3 Les tarifs horaires de V.O. sont en principe automatiquement augmentés chaque année au 1er janvier sans aucune notification préalable, si V.O. considère qu'une augmentation générale de tarif est justifiée sur la base des conditions du marché. Si un(e) employé(e) de V.O. passe à un tarif horaire plus élevé en raison de sa compétence, de ses qualifications, d'une expérience accrue ou du passage à une nouvelle fonction, son tarif horaire sera instantanément modifié (avant la date du 1er janvier).
4.4 Sauf convention contraire écrite expresse et préalable, le donneur d’ordre (ex-article 6:83 sous a. du code civil) est en défaut à l'expiration d'un délai de trente jours à compter de la date d'une facture impayée. Pour les donneurs d'ordre étrangers (établis hors des Pays-Bas, de Belgique ou d'Allemagne), le délai est de 60 jours à compter de la date de la facture. En cas de défaut, le donneur d'ordre est redevable à V.O. d'un intérêt égal à l’intérêt (commercial) légal majoré de 2 %. Tous les frais (extra)judiciaires liés au paiement d'un ou de plusieurs des engagements précités sont entièrement à la charge du donneur d'ordre, et représentent au moins 15 % du montant de la note de frais, avec un minimum de 100,00 € (cent euros) hors TVA.
4.5 Le donneur d’ordre peut demander que les factures soient adressées à une personne (morale) autre que le donneur d'ordre. Toutefois, si V.O. y consent, le donneur d'ordre est et reste solidairement responsable du paiement de toutes les factures, intérêts et frais à l'égard de V.O. En outre, les présentes conditions générales s'appliqueront également à cette personne (morale) et le donneur d’ordre en accepte l'applicabilité au nom de cette personne (morale).
Dans le cas de plusieurs donneurs d’ordre, chaque donneur d’ordre sera solidairement responsable des honoraires dus et du paiement des notes de frais du marché (et des frais éventuels en cas de non-paiement ou de retard de paiement).
4.6 Les paiements sont en priorité déduits de l'ensemble des frais de recouvrement dus par le donneur d'ordre, puis des intérêts exigibles et enfin de la somme principale (dans l'ordre chronologique des factures impayées) et des intérêts courus sur ladite somme, même si le donneur d'ordre signale payer une autre facture ou qu'il préfère suivre une chronologie de paiement différente. Le donneur d'ordre n'est autorisé à régler par compensation qu'après autorisation expresse écrite de V.O. Le donneur d'ordre ne pourra pas non plus invoquer de sursis de paiement, de réduction ou autres déductions. Dans les cas ou un paiement partiel est réclamé, le donneur d'ordre est tenu de verser le montant restant dans les limites du délai de paiement. Si le donneur d'ordre estime qu'une facture est incorrecte, il doit la faire valoir dans la semaine suivant la réception de la facture en prenant contact avec le service Business Support de V.O. (e-mail : BusinessSupport@vo.eu). Il appartient à V.O. de compenser toutes les dettes ouvertes auprès d'un donneur d'ordre ou d'un tiers (y compris des agents étrangers) avec tout montant à recevoir par V.O. pour ce donneur d'ordre ou ce tiers et/ou toute facture envoyée par V.O. à ce donneur d'ordre ou à ce tiers.
5. Force majeure
5.1 Sans préjudice des autres droits revenant à V.O., la société est en droit de suspendre l'exécution d'un marché en cas de force majeure, ou de résilier le contrat de marché sans intervention judiciaire et sans avoir à payer de dommages et intérêts.
6. Résiliation/Droit de rétention
6.1 V.O. est en droit de résilier, par écrit et sans être tenu responsable des dommages qui en résultent, le contrat avec le donneur d'ordre, si le donneur d'ordre ou toute autre personne (morale) désignée comme débiteur par celui-ci conformément à l'art. 4.5 ne respecte pas ses obligations, même après une sommation écrite.
6.2 V.O. a le droit, sans qu'une sommation ou une mise en demeure ne soit nécessaire, de résilier extrajudiciairement et par écrit le contrat avec le donneur d'ordre dans les cas suivants :
- une surséance de paiement (provisoire) est accordée au donneur d’ordre et/ou à toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 ;
- la faillite du donneur d'ordre et/ou de toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 a été demandée ou prononcée ;
- l'entreprise du donneur d'ordre et/ou de toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 est liquidée ;
- le donneur d’ordre et/ou toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 cesse l'entreprise actuelle ;
- une part importante du patrimoine du donneur d’ordre et/ou de toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 a été saisie, ou
- le donneur d’ordre et/ou toute autre personne (morale) éventuellement désignée par celui-ci comme débiteur conformément à l’art. 4.5 ne doit pas être considérée comme en mesure de (pouvoir) remplir ses obligations à l'égard de V.O.
6.3 V.O. est habilitée à conserver les dossiers du donneur d'ordre et l'ensemble de la correspondance concernant les dossiers du donneur d'ordre, jusqu'à ce que le donneur d'ordre ou la personne (morale) financièrement responsable éventuellement désignée par le donneur d'ordre ait satisfait à ses obligations de paiement vis-a-vis de V.O.
7. Respect de la vie privée
7.1 V.O. respecte les données à caractère personnel du donneur d'ordre et des autres parties impliquées et fait en sorte qu'elles soient traitées en toute confidentialité. V.O. a adopté des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger ce type de données comme il se doit et demande à ses agents ainsi qu'à ses fournisseurs de faire de même.
7.2 Les informations – y compris les données à caractère personnel – transmises à V.O. par le donneur d'ordre et les autres parties impliquées doivent, le cas échéant, être partagées avec des instances d'octroi de brevets, des offices des marques, des tribunaux et autres parties impliquées dans l'exécution du marché. Ce partage a pour objectif de répondre aux exigences fixées par ces instances et/ou d'exécuter le marché. V.O. ne rassemble, conserve, utilise et partage les informations qu'elle reçoit du donneur d'ordre et des autres parties impliquées que dans le cadre de l'exécution du/des marché(s) qui lui a/ont été confié(s), y compris le recouvrement de notes de frais et le respect de ses propres obligations légales. À moins qu'il n'y ait une période de conservation ou qu'il ne soit souhaitable de conserver ces informations en vue de marchés suivants, ces informations seront détruites par V.O. ou retournées au donneur d'ordre après la fin du marché (V.O. effectuera un choix entre ces deux options). Les informations de contact, si une autorisation a été donnée à cette fin, seront également utilisées pour envoyer des bulletins d’information et des offres de V.O. En communiquant ces informations à V.O., le donneur d’ordre approuve les dispositions du présent article et veille à ce qu’elles s’appliquent également aux autres parties concernées.
7.3 Les demandes visant à consulter, corriger, limiter, transmettre ou supprimer des données à caractère personnel peuvent être envoyées à clientrecords@vo.eu. Le demandeur recevra un message à ce sujet de la part de V.O. Dans certaines circonstances, V.O. est dans l'impossibilité de satisfaire (entièrement) une demande, parce qu'elle est tenue au secret par exemple, ou liée à des règles professionnelles de durée légale de conservation des données.
7.4 Sur le(s) site(s) internet et autres espaces d'expression de V.O., des « boutons » et des liens peuvent être inclus à des fins de promotion ou pour permettre le partage par le biais de réseaux (sociaux) de tiers, comme Twitter, LinkedIn ou Facebook. V.O. ne surveille pas et n'est pas responsable du traitement de ces données par des tiers. L'utilisation du média en question se fait entièrement aux risques et périls de l'utilisateur concerné. Pour toutes les autres questions, reportez-vous à la déclaration de confidentialité sur le site internet www.vo.eu.
8. Droit applicable et règlement des litiges
8.1 Le droit néerlandais s'applique exclusivement à toutes les relations juridiques avec V.O. qui naissent en relation avec des marchés confiés à V.O.
8.2 Si, au moment où une procédure judiciaire est engagée entre V.O. et le donneur d’ordre, le donneur d'ordre n'est pas établi dans un État membre de l'Union européenne, ou au Liechtenstein, en Norvège, en Suisse ou en Islande, tous les litiges entre le donneur d'ordre et V.O. seront exclusivement tranchés par la juridiction compétente de l’arrondissement de ’s-Gravenhage.
Si, au moment où une procédure judiciaire est engagée, le donneur d'ordre n'est pas établi dans un État membre de l'Union européenne, ou au Liechtenstein, en Norvège, en Suisse ou en Islande, tous les litiges entre le donneur d'ordre et V.O. seront exclusivement tranchés conformément au règlement du Nederlands Arbitrage Instituut (NAI, l’Institut d’arbitrage néerlandais). Dans ce dernier cas, le lieu de l’arbitrage sera ’s-Gravenhage, le tribunal arbitral sera composé de trois arbitres, la langue de l’arbitrage sera le néerlandais et les arbitres appliqueront le droit néerlandais.
8.3 Concernant les prestations fournies par les avocats de V.O., le système de réclamation de la branche Oostenbroek Advocatuur (avocats) est applicable.
9. Versions des conditions générales
9.1 En cas de différences entre les textes des présentes conditions générales rédigés en anglais, en allemand, en français et en néerlandais, le texte néerlandais sera contraignant.
9.2 Si les présentes conditions générales s'écartent du marché accepté ou de la confirmation du marché acceptée, ce qui est indiqué dans le marché accepté ou dans la confirmation du marché s'applique.
9.3 V.O. est en droit de modifier unilatéralement les présentes conditions générales. Les conditions générales modifiées sont considérées comme acceptées si le donneur d'ordre n'a pas émis d'objections dans un délai de 14 jours après que la version modifiée lui a été envoyée ou qu'elle a été rendue publique.
Les présentes conditions générales (version en néerlandais) ont été déposées à la Chambre de commerce et d'industrie et peuvent être consultées et téléchargées (l'ensemble des traductions également) sur le site internet de V.O. : www.vo.eu.