Als uw bedrijfsgegevens – bijvoorbeeld uw statutaire naam, uw adres of de rechtsvorm – wijzigen, is het aan te raden die wijziging ook te laten verwerken in de officiële / openbare registers waarin uw IE-rechten zijn opgenomen ook al is dat niet verplicht en zijn er kosten aan verbonden. Waarom we toch aanraden wijzigingen meteen te laten inschrijven? We noemen - zonder uitputtend te zijn – hierna een aantal redenen. De eerste vier zijn voor alle geregistreerde IE-rechten van belang, de overige vanaf “Prioriteitsaanvrage” - gelden vooral voor octrooirechten.
Derdenwerking
Derden mogen afgaan op de gegevens in de octrooi- en/of merken- en modellenregisters. Als een wijziging is ingeschreven, worden derden geacht hiervan op de hoogte te zijn. In diverse landen is dat extra relevant omdat er bijvoorbeeld geen schadevergoeding kan worden gevorderd bij inbreuk als de gegevens in het openbare register niet kloppen, of omdat correcte registratie alsnog vereist is voordat een (latere) licentie of overdracht van uw rechten kan worden verwerkt. Ook zijn er diverse officiële instanties/registers die berichten met betrekking tot uw IE-rechten naar de in het register vermelde houder zenden. Het is zaak dat dergelijke post niet op een fout adres terecht komt.
Chain of Title
Tijdige inschrijving van wijzigingen kan latere complicaties voorkomen. Als op een later tijdstip (nieuwe) wijzigingen moeten worden ingeschreven, moeten alsnog alle stappen van een keten van wijzigingen worden ingeschreven en uit ervaring weten we dat het lastig is om dat met terugwerkende kracht te doen..
Kostenbesparing
Het inschrijven van wijzigingen voordat een IE-recht “nationaal” gaat is vanuit kostenoverwegingenaan te raden. Als wordt gewacht tot het moment dat het recht reeds in alle nationale registers is opgenomen, moet de wijziging immers in al die afzonderlijke nationale registers worden verwerkt en dat kost meer tijd en geld.
Japanse en Chinese octrooi-, merk- en/of modelaanvragen
Hier speelt ook de kwestie van de volmacht: tijdens de procedure moeten er regelmatig nieuwe volmachten worden ondertekend (bijvoorbeeld bij het aantekenen van beroep tegen een beslissing van de Examiner). De termijn waarbinnen e.e.a. moet worden geregeld is vaak gebonden aan de termijnen voor beantwoording van missives. Als een termijn niet tijdig wordt gehaald omdat de volmacht niet beschikbaar is of niet de juiste gegevens heeft, kan het voortbestaan van de aanvrage in gevaar komen.
Prioriteitsaanvragen
Voor octrooiaanvragen die nog in het zogenaamde prioriteitsjaar lopen (en waarvoor dus nog buitenlandse vervolgaanvragen kunnen worden ingediend onder inroeping van de eerste indieningsdatum) is het - om het inroepen van de prioriteit veilig te stellen - van belang dat de gegevens van de vervolgaanvragen overeenkomen met de gegevens van de eerste aanvrage. Nu moeten voor indiening van buitenlandse vervolgaanvragen ook vaak volmachten worden ondertekend. En op die volmachten moeten de actuele, op dat moment geregistreerde bedrijfsgegevens staan. Als die afwijken van de gegevens in het octrooiregister is het onvermijdelijk om gegevens van de oorspronkelijke aanvrage bij te werken zodat alles overeenkomt.
Europese en PCT-aanvragen. (opmerking: heb je toch al aangekaart onder “Kostenbesparing”?)
Ook bij het ingaan van de nationale fase van Europese en PCT-aanvragen moeten er volmachten worden ondertekend. Om tijdrovende en kostenverhogende complicaties te voorkomen, is het ook dan zaak dat er voor wordt gezorgd dat de juiste gegevens in de registers zijn ingeschreven.
Zuid-Korea
In Zuid-Korea zijn de adresgegevens verbonden aan een uniek ID-nummer in het Koreaanse octrooiregister. Als er gegevens voor dat ID-nummer worden gewijzigd, geldt die wijziging voor alle octrooien en aanvragen van de betreffende houder. Reden om elke wijziging direct in te schrijven, want dat voorkomt dat er bij nieuwe aanvragen van dezelfde houder misverstanden en vertragingen ontstaan omdat deze afwijkende gegevens bevatten.
Maleisië, Thailand en Vietnam
In deze landen is er een volmacht nodig om de jaartaxen te kunnen betalen. Ook deze volmachten moeten de juiste adresgegevens vermelden, die op hun beurt weer moeten corresponderen met het adres in de octrooiregisters.
Lopende aanvragen
Voor aanvragen waarop nog geen octrooi is verleend, bestaat in de meeste landen de mogelijkheid om afgesplitste aanvragen in te dienen.Bij de indiening van afgesplitste aanvragen kunnen complicaties ontstaan als de gegevens voor de moederaanvrage niet actueel zijn. Het is daarom van belang dat voor nog lopende aanvragen de juiste gegevens tijdig worden ingeschreven.
Voor vragen en verder informatie kunt u - waar het o.a. octrooien betreft - contact opnemen met onze afdeling Assignments (assignments@vo.eu). Als het alleen merken en/of modelregistraties betreft vragen we u contact op te nemen met uw merkengemachtigde of en e-mail te sturen naar trademarks@vo.eu.