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Conditions générales

1. Généralités

1.1 Vereenigde Octrooibureaux N.V. (dénommée ci-après « V.O. ») est une société anonyme de droit néerlandais sise à La Haye, inscrite au registre de la Chambre de commerce et d’industrie sous le numéro 27288995, qui exerce ses activités dans le domaine des brevets, des marques et des modèles, de l’avocature et de la fourniture d’autres services en propriété intellectuelle.

1.2 V.O., V.O. Patents & Trademarks, VEREENIGDE et Oostenbroek Advocatuur sont des dénominations commerciales de V.O.

1.3 Les présentes conditions générales s’appliquent également aux personnes physiques et morales liées à V.O., comme par exemple toute personne qui, employée ou non, exerce une activité au bénéfice de V.O. dans le cadre de l’exécution des tâches confiées à V.O.

1.4 Les présentes conditions générales sont donc également applicables à toute mission complémentaire ou consécutive.

2. Exécution et champ d’application de la mission

2.1 Toutes les missions sont considérées comme ayant été confiées à V.O. et non à une personne physique ou morale liée à V.O. Ce principe vaut également lorsqu’une mission est attribuée expressément ou tacitement à une personne en particulier, ou qu’il est entendu que la mission doit être exécutée par une personne en particulier. L’application de l’article 7:404 et 7:407 paragraphe 2 du code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek) est explicitement écartée en l’espèce. En cas de mission exécutée par deux ou plusieurs personnes, la responsabilité solidaire est également exclue dans ce même cadre.

2.2 Le donneur d’ordre est réputé avoir attribué lui-même la mission, à moins qu’il n’ait été expressément stipulé par écrit que la mission a été attribuée au nom d’un tiers et que V.O. ait confirmé accepter ce tiers comme donneur d’ordre. Dans les cas où plusieurs parties sont impliquées, le donneur d’ordre et lesdites parties doivent eux-mêmes faire en sorte de fournir des instructions claires à V.O. et s’en porter garants. Les parties conviennent que la personne désignée par V.O. sur la confirmation de mission comme étant « donneur d’ordre » ou « mandataire », ou à défaut le premier demandeur cité, est le chef de file et que ses instructions prévalent pour V.O. À moins qu’il n’en ait été convenu autrement, V.O. ne communique qu’avec le donneur d’ordre. Toutefois, en cas de demande expresse ou si cela est jugé comme nécessaire, V.O. informera et gardera informées les autres personnes (morales) et parties impliquées du déroulement de la mission. En cas d’imprécisions ou de discordances, V.O. peut demander des instructions explicites de la part du donneur d’ordre. Le donneur d’ordre garantit V.O. de toute prétention émanant d’autres parties impliquées ou de tiers auxquels V.O. pourrait être confrontée dans le cadre desdites instructions et/ou du mode de communication.

2.3 V.O. est en droit de faire appel à des tiers dans l’exécution d’une mission.

2.4 L’aperçu des coûts n’est pas transmis de façon standard. Ils sont approximatifs, sauf mention contraire, et sont valables à un instant donné. Les devis sont toujours facultatifs à moins qu’il n’en ait été convenu autrement.

2.5 Une mission est réputée être acceptée après acceptation écrite de V.O., ou parce que V.O. a commencé à exécuter les tâches requises.

2.6 V.O. s’efforcera d’exécuter la mission qui lui a été confiée au mieux de ses possibilités. V.O. n’a pas l’obligation d’exécuter les tâches qui ne lui ont pas été confiées de façon explicite. Le fait de ne pas exécuter des tâches qui n’ont pas été confiées de façon explicite ne peut engager aucune responsabilité. La mission de déposer une demande de brevet ou de modèle d’utilité ou encore une marque ou un modèle, d’en reprendre la représentation ou d’exécuter d’autres tâches, englobe dans tous les cas une mission d’information sur les développements concernant ladite tâche.

2.7 Le donneur d’ordre fournira à temps à V.O. toutes les informations et instructions pertinentes à l’exécution de la mission. Le donneur d’ordre doit également informer V.O. à temps et par écrit d’éventuelles modifications d’adresse, de nom, et autres données importantes concernant le donneur d’ordre ainsi que de la présence éventuelle de parties tierces impliquées dans l’exécution de la mission. Si le donneur d’ordre ne satisfait pas à ces exigences, il le fait à ses propres risques.

2.8 Toutes les formes de communication électronique, dont les e-mails, sont considérées comme écrites. Le donneur d’ordre et les autres parties impliquées reconnaissent que les communications électroniques ne sont pas sécurisées et peuvent être interceptées, manipulées, infectées, ralenties ou (ren)envoyées à la mauvaise personne, par exemple du fait de virus ou de filtres anti-spam. Si le donneur d’ordre agit dans le cadre d’une activité professionnelle ou commerciale, l’application de l’article 6:227b paragraphe 1 du code civil néerlandais qui concerne la fourniture de données dans les transactions commerciales en ligne, ainsi que de l’article 6:227c du code civil néerlandais qui concerne la manière dont les transactions commerciales en ligne sont réalisées, est exclue.

2.9 V.O. n’est pas tenue de transmettre la correspondance qu’elle reçoit concernant les affaires pour lesquelles on ne lui a pas confié de mission. En tout état de cause, V.O. ne prendra pas connaissance du contenu de cette correspondance. Les risques connexes sont entièrement à la charge du donneur d’ordre.

2.10 Les parties ont la possibilité de mettre fin à tout moment à leur collaboration. Si pendant l’exécution d’une mission un conflit d’intérêt tel qu’entendu par les règles de conduite applicables devait naître, ou qu’il existe une menace réelle de naissance d’un tel conflit, ou si des sanctions gouvernementales ou émanant d’instances supranationales sont susceptibles d’occasionner un tel conflit de façon directe ou indirecte, V.O. devra cesser ses activités dans tous les cas de figure. Les frais occasionnés jusqu’à la cessation des activités ainsi que les autres montants dus seront alors facturés et le reliquat d’une éventuelle avance déjà perçue sera restitué.

3. Exonération de responsabilité

3.1 V.O. s’exonère de toute responsabilité pour les préjudices, y compris mais sans s’y limiter, les préjudices causés par un ou plusieurs de ses mandataires de marques, mandataires de brevet et/ou avocats ainsi que les préjudices qui pourraient être imputés de toute autre manière à V.O., à moins que le donneur d’ordre ne puisse démontrer que le préjudice qu’il a subi est intentionnel ou dû à une faute lourde de V.O. Dans tous les cas, la responsabilité sera limitée au montant alloué par l’assurance responsabilité professionnelle appropriée souscrite par V.O., majorée le cas échéant du montant correspondant à la franchise non couverte par cette assurance.

3.2 Si l’assurance responsabilité professionnelle citée à l’article 3.1 ne verse rien et que V.O. est quand même responsable, toute responsabilité sera soumise à un plafond de 100 000 €. Dans ce cadre, le montant devant être payé par V.O. ne peut jamais être supérieur au montant payé à V.O. par le donneur d’ordre pour la mission concernée.

3.3 V.O. s’exonère de toute responsabilité vis-à-vis d’éventuelles inexactitudes et/ou lacunes des sources littéraires consultées par V.O. ou des registres qu’elle consulte, ainsi que des inexactitudes et/ou lacunes dans les informations délivrées par le donneur d’ordre ou les autres parties impliquées. V.O. n’est pas non plus responsable des préjudices nés de la communication ayant lieu à la demande ou avec l’autorisation du donneur d’ordre.

3.4 V.O. s’exonère de toute responsabilité pour les préjudices pouvant être imputés aux tiers auxquels elle a fait appel.

3.5 La possibilité de demander des dommages et intérêts s’éteint un an après que le donneur d’ordre a eu connaissance ou aurait raisonnablement pu avoir connaissance du préjudice concerné et de la position de V.O. en tant que partie éventuellement responsable, à moins que cette responsabilité ne s’éteigne ou ne soit prescrite plus tôt en vertu du droit applicable.

3.6 V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur (fondation de dépôt fiduciaire) peuvent, dans le cadre de l’exécution de la mission, gérer des sommes d’argent appartenant au donneur d’ordre, aux autres parties impliquées et/ou à des tiers. V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur déposeront ces sommes dans une banque de leur choix accréditée auprès de la Banque centrale des Pays-Bas. V.O. et Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur n’endossent aucune responsabilité si la banque ne respecte pas ses obligations.

4. Notes de frais

4.1 À moins qu’il n’en ait été convenu autrement, des honoraires sont facturés (a posteriori) au donneur d’ordre pour toutes les tâches, sur la base du tarif horaire en vigueur au moment de l’exécution des tâches et fixé unilatéralement par V.O., multiplié par le nombre d’heures consacrées à la mission. Les frais de déplacement sont également facturés sur une base horaire. Les tarifs horaires peuvent être augmentés sur la base d’une majoration forfaitaire ou d’un coefficient en cas d’urgence, de la nécessité d’agir en dehors des heures normales de bureau ou en raison de circonstances extraordinaires ou imprévues échappant au contrôle de V.O. V.O. applique également des honoraires fixes. L’ensemble des coûts liés à l’exécution de la mission (comme les taxes, les frais de justice, les déclarations de bureaux collaborateurs étrangers, les frais de traduction, etc.) sont facturés au donneur d’ordre.

4.2 V.O. peut réclamer une avance à tout moment au donneur d’ordre. V.O. garde le droit de ne pas démarrer l’exécution des tâches ou de ne pas les poursuivre si une telle avance n’est pas versée. De même, en cas de défaut de paiement de toute (autre) facture émise par V.O., V.O. a le droit d’interrompre ou de suspendre les activités. Les éventuels dommages découlant du non démarrage, de l’interruption ou de la suspension des activités sont entièrement à la charge du donneur d’ordre.

4.3 Tous les tarifs horaires appliqués par le passé sont en principe automatiquement augmentés le 1er janvier sans aucune notification préalable, si V.O. considère qu’une augmentation générale de tarif est justifiée sur la base des conditions du marché. Si un(e) employé(e) de V.O. passe à un tarif horaire plus élevé en raison d’une expérience plus longue, de sa compétence, de ses qualifications, d’une expérience accrue ou du passage à une nouvelle fonction, son tarif horaire sera instantanément modifié (avant la date du 1er janvier).

4.4 À moins qu’il en ait été expressément convenu par écrit à l’avance, le donneur d’ordre (en vertu de l’article 6:83 sous a. du code civil néerlandais) est en défaut suite à l’écoulement du délai de trente jours qui suit la date d’une facture impayée et est redevable à V.O. d’intérêts conformes aux taux légaux pour retard de paiement majorés de 2 %. L’ensemble des frais raisonnables visant au règlement de l’une ou plusieurs des obligations de paiement mentionnées ci-dessus sont entièrement à la charge du donneur d’ordre.

4.5 Lorsqu’il est demandé que des factures soit présentées à d’autres personnes (juridiques) que le donneur d’ordre, ce dernier est solidairement responsable du règlement des factures, des intérêts et des frais vis-à-vis de V.O.

4.6 Les paiements sont en priorité déduits de l’ensemble des frais de recouvrement dus par le donneur d’ordre, puis des intérêts exigibles et enfin de la somme principale (dans l’ordre chronologique des factures impayées) et des intérêts courus sur ladite somme, même si le donneur d’ordre indique payer une autre facture ou qu’il préfère suivre une chronologie de paiement différente. Le donneur d’ordre n’est autorisé à régler par compensation qu’après autorisation expresse écrite de V.O. Le donneur d’ordre ne pourra pas non plus invoquer de sursis de paiement, de réduction ou autres déductions. Dans les cas où un paiement partiel est réclamé, le donneur d’ordre est tenu de verser le montant restant dans les limites du délai de paiement.

5. Force majeure

5.1 Sans préjudice des autres droits revenant à V.O., la société est en droit de suspendre l’exécution d’une mission en cas de force majeure, ou de résilier le contrat de mission sans intervention judiciaire et sans avoir à payer de dommages et intérêts.

6. Résiliation / Droit de rétention

6.1 V.O. est en droit de résilier son contrat avec le donneur d’ordre sans intervention judiciaire si ledit donneur d’ordre ou toute autre personne (morale) financièrement responsable éventuellement désignée par le donneur d’ordre continue de ne pas satisfaire à ses obligations, même après une mise en demeure écrite.

6.2 V.O. est en droit, sans que la moindre sommation ou mise en demeure ne soit nécessaire et sans intervention judiciaire, de résilier par écrit le contrat qu’elle a passé avec le donneur d’ordre, si un sursis de paiement (temporaire) est accordé au donneur d’ordre et/ou aux autres personnes (morales) financièrement responsables éventuellement désignées par le donneur d’ordre, si la faillite du donneur d’ordre et/ou l’une de ces autres parties a été demandée ou prononcée, que la société du donneur d’ordre et/ou l’une de ces autres parties est mise en liquidation, que le donneur d’ordre et/ou l’une de ces autres parties cesse les activités de la société en question, qu’une saisie a été effectuée sur une partie significative du patrimoine du donneur d’ordre et/ou l’une de ces autres parties ou que le donneur d’ordre et/ou l’autre personne (morale) financièrement responsable éventuellement désignée par le donneur d’ordre n’est d’une autre manière pas considéré être en mesure de remplir ses obligations vis-à-vis de V.O.

6.3 V.O. est habilitée à conserver les dossiers du donneur d’ordre et l’ensemble de la correspondance concernant les dossiers du donneur d’ordre, jusqu’à ce que le donneur d’ordre ou la personne (morale) financièrement responsable éventuellement désignée par le donneur d’ordre ait satisfait à ses obligations de paiement vis-à-vis de V.O.

7. Respect de la vie privée

7.1 V.O. respecte les données personnelles du donneur d’ordre et des autres parties impliquées et fait en sorte qu’elles soient traitées en toute confidentialité. V.O. a adopté des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger ce type de données comme il se doit et demande à ses agents ainsi qu’à ses fournisseurs de faire de même.

7.2 Les informations - y compris les données personnelles - transmises à V.O. par le donneur d’ordre et les autres parties impliquées doivent, le cas échéant, être partagées avec des instances d’octroi de brevets, des offices des marques, des tribunaux et autres parties impliquées dans l’exécution de la mission. Ce partage a pour objectif de répondre aux exigences fixées par ces instances et/ou d’exécuter la mission. V.O. ne rassemble, conserve, utilise et partage les informations qu’elle reçoit du donneur d’ordre et des autres parties impliquées que dans le cadre de l’exécution de la/des mission(s) qui lui a/ont été confiée(s), y compris le recouvrement de notes de frais et le respect de ses propres obligations légales. Une fois la mission achevée, ces informations sont soit détruites par V.O., à moins qu’un délai de conservation ne soit applicable ou encore si c’est préférable en vue de missions ultérieures, soit renvoyées au donneur d’ordre. (V.O. effectuera un choix entre ces deux options). Les données de contact, si une autorisation a été donnée à cette fin, seront également utilisées pour envoyer des lettres d’actualité et des offres de V.O. En fournissant des informations à V.O., le donneur d’ordre et les autres parties impliquées acceptent cette utilisation.

7.3 Les demandes visant à consulter, corriger, limiter, transmettre ou supprimer des données personnelles peuvent être envoyées à clientrecords@vo.eu. Le demandeur recevra un message à ce sujet de la part de V.O. Dans certaines circonstance, V.O. est dans l’impossibilité de satisfaire (entièrement) votre demande, parce qu’elle est tenue au secret par exemples, ou liée à des règles professionnelles de durée légale de conservation des données.

7.4 Sur le(s) site(s) internet et autres espaces d’expression de V.O., des « boutons » et des liens peuvent être inclus à des fins de promotion ou pour permettre le partage par le biais de réseaux (de média sociaux) de tiers, comme Twitter, LinkedIn ou Facebook. V.O. ne surveille pas et n’est pas responsable du traitement de ces données par des tiers. L’utilisation du média en question se fait entièrement au risque de l’utilisateur concerné. Pour toutes les autres questions, reportez-vous à la déclaration de confidentialité sur le site internet www.vo.eu.

8. Règlement des litiges

8.1 Les rapports juridiques unissant le donneur d’ordre et V.O. sont exclusivement soumis au droit néerlandais. L’ensemble des litiges opposant le donneur d’ordre à V.O. seront systématiquement soumis au juge compétent de la juridiction de La Haye.

8.2 Concernant les prestations fournies par les avocats de V.O. même, le système de réclamation de la branche Oostenbroek Advocatuur (avocats) est applicable.

9. Versions des conditions générales

9.1 En cas de différences entre les textes des présentes conditions générales rédigés en anglais, en allemand, en français et en néerlandais, le texte néerlandais sera contraignant.

9.2 Si les présentes conditions générales diffèrent de la confirmation de mission, le texte qui prime est celui de la confirmation de mission.

9.3 V.O. est en droit de modifier unilatéralement les présentes conditions générales. Les conditions générales modifiées sont considérées comme acceptées si le donneur d’ordre n’a pas émis d’objections dans un délai 14 de jours après que la version modifiée lui a été envoyée ou qu’elle a été rendue publique.

 

Les présentes conditions générales (version en néerlandais) ont été déposées à la Chambre de commerce et d’industrie et peuvent être consultées et téléchargées (l’ensemble des traductions également) sur le site internet de V.O. : www.vo.eu.