Algemene voorwaarden

1. Algemeen

1.1 Vereenigde Octrooibureaux N.V. (hierna “V.O.”) is een in ’s-Gravenhage gevestigde naamloze vennootschap, opgericht naar Nederlands recht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27288995, met als doel het beoefenen van de octrooi-, merken-, en modellenpraktijk, de advocatuur en het verlenen van andere diensten op het gebied van intellectueel eigendom.

1.2 V.O., V.O. Patents & Trademarks, VEREENIGDE en Oostenbroek Advocatuur zijn handelsnamen van V.O.

1.3 Deze algemene voorwaarden gelden ook ten aanzien van aan V.O. verbonden natuurlijke en rechtspersonen, bijvoorbeeld iedereen die, al dan niet in dienstverband, werkzaamheden verricht ten behoeve van V.O. bij het uitvoeren van aan V.O. opgedragen werkzaamheden.

1.4 Deze algemene voorwaarden zijn ook steeds van toepassing op aanvullende en vervolgopdrachten.

2. Uitvoering en omvang opdracht

2.1 Alle opdrachten gelden als aan V.O. gegeven en niet aan een aan haar verbonden natuurlijke- of rechtspersoon. Dat geldt zelfs wanneer een opdracht uitdrukkelijk of stilzwijgend is verstrekt aan een bepaalde persoon, of bedoeld is door een bepaalde persoon te worden uitgevoerd. De toepasselijkheid van artikel 7:404 en 7:407 lid 2 BW wordt hier nadrukkelijk uitgesloten. Daarbij wordt – als de opdracht door twee of meer personen wordt uitgevoerd – hoofdelijke aansprakelijkheid uitgesloten.

2.2 Opdrachtgever wordt geacht de opdracht zelf te hebben gegeven, tenzij vooraf nadrukkelijk schriftelijk kenbaar is gemaakt dat de opdracht namens een derde wordt verstrekt en V.O. heeft bevestigd dat zij die derde als opdrachtgever accepteert. Ingeval er meerdere betrokken partijen zijn, dienen opdrachtgever en deze partijen zelf zorg te dragen en in te staan voor eenduidige instructies aan V.O. Partijen komen overeen dat de door V.O. op haar bevestiging als “opdrachtgever” of “principal” aangeduide partij – of bij gebreke daarvan de eerstgenoemde aanvrager – penvoerder is en zijn/haar instructies leidend zijn voor V.O. Tenzij anders overeengekomen, wordt er door V.O. ook uitsluitend met opdrachtgever gecorrespondeerd. V.O. zal evenwel, als daarom wordt verzocht, of indien dit noodzakelijk wordt geacht, ook andere (rechts)personen en betrokkenen op de hoogte brengen en houden van het verloop van de opdracht. In geval van onduidelijkheden of discrepanties kan V.O. expliciete instructies van opdrachtgever verlangen. Opdrachtgever vrijwaart V.O. voor aanspraken van andere betrokken partijen of derden waarmee V.O. – gegeven deze instructies en/of wijze van communicatie – wordt geconfronteerd.

2.3 V.O. is gerechtigd bij de uitvoering van een opdracht derden in te schakelen.

2.4 Kostenopgaves worden niet standaard verstrekt. Zij gelden – tenzij anders vermeld – bij benadering en zijn daarbij momentopnames. Ook offertes zijn steeds vrijblijvend, tenzij anders overeengekomen.

2.5 Een opdracht wordt geacht te zijn aanvaard nadat V.O. deze schriftelijk heeft bevestigd, of nadat V.O. is begonnen met het uitvoeren van de gevraagde werkzaamheden.

2.6 V.O. zal zich steeds inspannen om de aan haar verstrekte opdrachten naar beste vermogen uit te voeren. V.O. is niet tot het uitvoeren van niet expliciet opgedragen werkzaamheden verplicht. Het niet uitvoeren van niet expliciet opgedragen werkzaamheden kan niet tot enige aansprakelijkheid leiden. Wat betreft de opdracht om een octrooiaanvrage, een merk- of modeldepot of een gebruiksmodelaanvrage in te dienen, danwel om de vertegenwoordiging over te nemen of andere werkzaamheden uit te voeren, geldt dat een dergelijke opdracht in ieder geval ook de opdracht inhoudt om te rapporteren over de ontwikkelingen terzake van die opdracht.

2.7 Opdrachtgever zal V.O. tijdig alle voor de uitvoering van een opdracht relevante informatie en instructies verstrekken. Ook dient opdrachtgever V.O. tijdig en schriftelijk op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in de adresgegevens, tenaamstelling en andere van belang zijnde gegevens betreffende opdrachtgever en de eventuele bij de uitvoering van de opdracht betrokken andere partijen. Voldoet opdrachtgever niet aan deze verplichtingen, dan komt dit voor zijn/haar risico.

2.8 Alle elektronische communicatie, waaronder e-mail, geldt als schriftelijk. Opdrachtgever en de andere betrokken partijen erkennen dat elektronische communicatie niet veilig is en kan worden onderschept, gemanipuleerd, geïnfecteerd, vertraagd of verkeerd (door)gestuurd, bijvoorbeeld door virussen en spam filters. Indien opdrachtgever handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf wordt de toepasselijkheid van artikel 6:227b lid 1 BW, dat betrekking heeft op het verstrekken van informatie in e-commerce transacties, en van artikel 6:227c BW, dat betrekking heeft op de wijze waarop e-commerce transacties tot stand komen, hierbij uitgesloten.

2.9 V.O. is niet gehouden correspondentie die V.O. ontvangt met betrekking tot zaken, voor de instandhouding waarvan V.O. geen opdracht heeft ontvangen, door te zenden. V.O. neemt in ieder geval geen kennis van de inhoud van deze correspondentie. Hiermee samenhangende risico’s komen geheel voor rekening van opdrachtgever.

2.10 Partijen kunnen hun samenwerking te allen tijde beëindigen. Indien, gedurende de uitvoering van een opdracht, blijkt dat er bij de uitvoering een belangenconflict ontstaat, zoals bedoeld onder de toepasselijke gedragsregels, of er een reële dreiging is dat een dergelijk conflict kan ontstaan, of indien sanctiemaatregelen van overheden of supranationale instanties daartoe direct of indirect aanleiding geven, zal V.O. haar werkzaamheden in ieder geval moeten beëindigen. De tot en met beëindiging gemaakte kosten en overige verschuldigde bedragen zullen alsdan worden afgerekend en een eventueel restant van een reeds ontvangen voorschot zal worden gerestitueerd.

3. Uitsluiting aansprakelijkheid

3.1 V.O. sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade, inclusief maar niet beperkt tot, schade veroorzaak door een of meerdere van haar merkengemachtigden, octrooigemachtigden en/of advocaten en schade die anderszins aan V.O. kan worden toegerekend, tenzij opdrachtgever aantoont dat de door haar/hem geleden schade veroorzaakt is door opzet of grove schuld van V.O. De aansprakelijkheid zal in elk geval zijn beperkt tot het bedrag dat de door V.O. afgesloten toepasselijke beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert, waar van toepassing vermeerderd met het bedrag aan eigen risico dat niet gedekt wordt door deze verzekering.

3.2 Ingeval de in art. 3.1 genoemde aansprakelijkheidsverzekering niet uitkeert, en V.O. toch aansprakelijk is, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een maximum bedrag van € 100.000. Daarbij geldt dat het door V.O. te betalen bedrag in geen geval hoger is dan het bedrag dat opdrachtgever heeft betaald aan V.O. voor desbetreffende opdracht.

3.3 V.O. sluit iedere aansprakelijkheid uit voor eventuele onjuistheid en/of onvolledigheid van door V.O. geraadpleegde literatuurbronnen en de door haar geraadpleegde registers, alsmede voor onjuistheden en/of onvolledigheden in de door opdrachtgever of andere betrokken partijen verstrekte informatie. Ook is zij niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van communicatie die op verzoek of met instemming van opdrachtgever plaatsvindt.

3.4 V.O. sluit voorts iedere aansprakelijkheid uit voor schade die toe te rekenen is aan door haar ingeschakelde derden.

3.5 Een schadevergoedingsvordering vervalt één jaar nadat opdrachtgever bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de betreffende schade en V.O. als mogelijkerwijs aansprakelijke partij, tenzij deze eerder vervalt of verjaart op basis van toepasselijk recht.

3.6 V.O. en Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur kunnen in het kader van de uitvoering van opdrachten gelden van opdrachtgever, andere betrokken partijen en/of derden onder zich houden. V.O. en Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur zullen deze gelden storten bij een door hen gekozen bij de Nederlandsche Bank geaccrediteerde bank. V.O. en Stichting Beheer Derdengelden Oostenbroek Advocatuur zijn niet aansprakelijk als deze bank haar verplichtingen niet nakomt.

4. Declaraties

4.1 Tenzij anders is overeengekomen, wordt voor alle werkzaamheden (achteraf) aan opdrachtgever een honorarium in rekening gebracht op basis van de op het moment van uitvoering van de werkzaamheden geldende en eenzijdig door V.O. vastgestelde, uurtarieven, vermenigvuldigd met het aantal aan een opdracht bestede uren. Ook reistijd wordt op basis van uurtarief in rekening gebracht. De uurtarieven kunnen in geval van spoedeisendheid, de noodzaak om buiten reguliere kantoortijden actie te ondernemen, of andere buitengewone en onvoorziene omstandigheden waarop V.O. geen invloed heeft, door V.O. verhoogd worden met een opslag of factor. V.O. hanteert daarnaast ook vaste honoraria. Aan opdrachtgever worden alle kosten (zoals taksen, griffierechten, declaraties buitenlandse collega bureaus, vertaalkosten etc.) die verband houden met de uitvoering van een opdracht in rekening gebracht.

4.2 V.O. kan op ieder moment betaling van een voorschot verlangen van opdrachtgever. Het is V.O. steeds toegestaan de werkzaamheden niet te starten of voort te zetten, als zo’n voorschot nog niet is voldaan. Ook wanneer er verzuim is aangaande de voldoening van enige (andere) nota van V.O., is V.O. gerechtigd de werkzaamheden te staken/op te schorten. Eventuele schade als gevolg van dit niet aanvangen, respectievelijk staken/opschorten van de werkzaamheden, komt volledig voor rekening van opdrachtgever.

4.3 Eerder gehanteerde uurtarieven worden in de regel in ieder geval per 1 januari automatisch en zonder voorafgaand bericht verhoogd als V.O. meent dat een algemene tariefsverhoging gerechtvaardigd is op basis van marktomstandigheden. Indien een medewerker van V.O. overgaat naar een hoger uurtarief als gevolg van langere werkervaring, zijn/haar deskundigheid, kwalificaties of toegenomen ervaring, of hij/zij een nieuwe positie verwerft, zal zijn/haar tot dusver gehanteerde uurtarief per direct (en dus tussentijds) worden aangepast.

4.4 Tenzij vooraf schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen, is opdrachtgever (ex artikel 6:83 sub a. BW) na het verstrijken van dertig dagen na de datum van een onbetaalde factuur in verzuim en is deze aan V.O. een rente verschuldigd ter hoogte van de wettelijke (handels)rente verhoogd met 2%. Alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening aan één of meer van voorgenoemde betalingsverplichtingen komen volledig voor rekening van opdrachtgever.

4.5 Wanneer verzocht is de facturen aan een andere (rechts)persoon dan opdrachtgever te richten, is opdrachtgever hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de facturen, rente en kosten vis-à-vis V.O.

4.6 Betalingen strekken in de eerste plaats in mindering op alle door opdrachtgever verschuldigde incassokosten, dan op de verschenen rente en tenslotte op de hoofdsom (op volgorde van ouderdom van de openstaande facturen) en de daarover lopende rente, ook als opdrachtgever aan geeft een andere factuur te voldoen, of indien deze een andere volgorde voorstaat. Verrekening door opdrachtgever is alleen toegestaan na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van V.O. Opdrachtgever kan zich ook niet op opschorting, korting of andere inhoudingen beroepen. Indien er gedeeltelijk wordt gereclameerd, dient opdrachtgever het resterende deel binnen de betalingstermijn te voldoen.

5. Overmacht

5.1 Onverminderd de overige aan V.O. toekomende rechten, is zij gerechtigd in geval van overmacht de uitvoering van een opdracht op te schorten, danwel de overeenkomst van opdracht zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, zonder dat zij gehouden is tot enige schadevergoeding.

6. Ontbinding / Retentierecht

6.1 V.O. is gerechtigd de overeenkomst met opdrachtgever buiten rechte schriftelijk te ontbinden, indien die opdrachtgever of een eventueel door deze aangewezen andere, financieel verantwoordelijke, (rechts)persoon, ook na schriftelijke aanmaning, in gebreke blijft aan zijn/haar verplichtingen te voldoen.

6.2 V.O. is gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, buiten rechte de overeenkomst met opdrachtgever schriftelijk te ontbinden, indien aan opdrachtgever en/of een eventueel door deze aangewezen andere, financieel verantwoordelijke, (rechts)persoon (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend, het faillissement van opdrachtgever en/of een van deze andere partijen is aangevraagd, danwel is uitgesproken, de onderneming van opdrachtgever en/of een van deze andere partijen wordt geliquideerd, opdrachtgever en/of een van deze andere partijen de huidige onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van opdrachtgever en/of een van deze andere partijen beslag is gelegd, dan wel opdrachtgever en/of de eventueel door deze aangewezen andere, financieel verantwoordelijke, (rechts)persoon anderszins niet in staat moet worden geacht aan zijn/haar verplichtingen jegens V.O. te voldoen.

6.3 V.O. is bevoegd, de dossiers van opdrachtgever en alle correspondentie met betrekking tot de dossiers van opdrachtgever onder zich te houden, totdat opdrachtgever of de eventueel door deze aangewezen andere, financieel verantwoordelijke, (rechts)persoon aan zijn/haar betalingsverplichtingen jegens V.O. heeft voldaan.

7. Privacy

7.1 V.O. respecteert de persoonsgegevens van opdrachtgever en de overige betrokken partijen en draagt er zorg voor dat deze vertrouwelijk worden behandeld. V.O. heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om dergelijke gegevens naar behoren te beschermen en vraagt haar agenten en leveranciers hetzelfde te doen.

7.2 Informatie - waaronder persoonsgegevens - die V.O. van opdrachtgever en de overige betrokken partijen ontvangt, moet in voorkomende gevallen worden gedeeld met octrooiverlenende instanties, merkenbureaus, rechtbanken en andere bij de uitvoering van de opdracht betrokken partijen. Dit om aan de door deze instanties gestelde vereisten te kunnen voldoen en/of om de opdracht uit te voeren. V.O. vergaart, bewaart, gebruikt en deelt van opdrachtgever en de overige betrokken partijen verkregen informatie echter uitsluitend in het kader van de uitvoering van de aan haar verstrekte opdracht(en), daaronder mede begrepen het innen van declaraties alsmede het voldoen aan eigen juridische verplichtingen. Na afronding van de opdracht wordt deze informatie - tenzij er een bewaarperiode geldt danwel wanneer een en ander met het oog op volgende opdrachten wenselijk is - door V.O. vernietigd, of aan opdrachtgever geretourneerd. (V.O. zal tussen deze beide een keuze maken). Contactinformatie zal – indien daarvoor toestemming is gegeven – ook gebruikt worden om nieuwsbrieven en aanbiedingen van V.O. te zenden. Door informatie aan V.O. te verstrekken stemmen opdrachtgever en de overige betrokken partijen hiermee in.

7.3 Verzoeken tot inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan clientrecords@vo.eu. Verzoeker ontvangt aansluitend bericht van V.O. Er kunnen omstandigheden bestaan waaronder V.O. geen (volledige) uitvoering kan geven aan uw verzoek, bijvoorbeeld omdat zij gehouden is tot geheimhouding, of gebonden is aan beroepsregels of wettelijke bewaartermijnen.

7.4 Op de website(s) en andere uitingen van V.O. kunnen “buttons” en links opgenomen zijn ter promotie of om het delen via (sociale media) netwerken van derden - zoals Twitter, Linkedin of Facebook - mogelijk te maken. V.O. houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens door deze derden. Gebruik van deze media komt voor eigen risico van de desbetreffende gebruiker. Voor het overige wordt verwezen naar het privacy statement opgenomen op de website www.vo.eu

8. Geschillenbeslechting

8.1 Op de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en V.O. is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen tussen opdrachtgever en V.O. zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement ’s-Gravenhage.

8.2 Voor advocatuurlijke werkzaamheden verricht door de advocaten van V.O. zelf, is de klachtenregeling Oostenbroek Advocatuur (advocatuur) van toepassing.

9. Versies algemene voorwaarden

9.1 In geval van verschil tussen de Engelse, Duitse of Franse en de Nederlandse tekst van deze algemene voorwaarden, zal de Nederlandse tekst bindend zijn.

9.2 Ingeval deze algemene voorwaarden afwijken van de opdrachtbevestiging dan geldt hetgeen is opgenomen in de opdrachtbevestiging.

9.3 V.O. is gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden geacht te zijn aanvaard indien opdrachtgever niet binnen 14 dagen nadat de gewijzigde voorwaarden hem/haar zijn toegezonden of kenbaar zijn geworden, tegen de gewijzigde voorwaarden bezwaar heeft gemaakt.

Deze algemene voorwaarden zijn (in het Nederlands) gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en kunnen (ook in alle vertalingen) worden geraadpleegd en gedownload op de website van V.O.: www.vo.eu.