Voor de kantoororganisatie van V.O. in Den Haag zijn wij op zoek naar een Formalities Officer die deel wil uitmaken van een enthousiast team.
Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de administratief procedurele afhandeling van octrooiaanvragen in binnen- en buitenland, met het oog op de bescherming van uitvindingen van onze klanten.
Werkzaamheden behorende tot deze functie zijn onder andere:
- Registratie van klant- en opdrachtgegevens met deadlines om opdrachten van klanten op een juiste manier te kunnen uitvoeren ter
- Completeren van gegevens en documenten/opmaken van dossiers.
- Indieningsformulieren invullen ten behoeve van octrooiaanvragen en op termijn zelfstandig indienen van deze formulieren;
- Uitzetten van opdrachten bij externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor het laten vertalen van aanvrageteksten, of het inschakelen van buitenlandse collega-kantoren als een aanvrage in het buitenland moet worden ingediend.
- Voeren van correspondentie met cliënten en derden.
- Beheren, behandelen, controleren en afdoen van procedure-termijnen (deadlines), ter ondersteuning van de octrooigemachtigden en de kantoororganisatie als geheel.
- Melden van onduidelijkheden/knelpunten bij betrokkenen en indien nodig daarop actie ondernemen;
- Behandelen van de dagelijks binnengekomen mail (opdrachten, reacties van officiële instanties die octrooi verlenen, of reacties van klanten).
- Gereedmaken en zorgen voor verzending en bezorging van spoedopdrachten en pakketten, per koerier (sporadisch).
Bovengenoemde takenpakket is een globale indicatie van de dagelijkse werkzaamheden. Wij verwachten een proactieve houding van je, dat je vragen durft te stellen, initiatief toont en met ons meedenkt over o.a. procesverbeteringen.
Het team heet je van harte welkom en biedt (met name in het begin) graag intensieve begeleiding aan, zodat jij je de werkprocessen snel eigen kunt maken en zelfstandig aan de slag kunt gaan. Hierdoor is het mogelijk om in redelijk korte tijd een groei in verantwoordelijkheden te realiseren.
Functie eisen:
- Je beschikt over een MBO+ niveau en ervaring in de functie;
- Je hebt uitstekende kennis van de Engelse en Nederlandse taal zowel in woord als geschrift;
- Je hebt bij voorkeur administratieve werkervaring in de zakelijke dienstverlening;
- Je bent nauwkeurig en accuraat in je werkzaamheden en hebt oog voor detail;
- Je hebt een positieve houding, kunt goed samenwerken en pakt nieuwe informatie snel op.
Wij bieden een afwisselende en verantwoordelijke functie in een groeiende, enthousiaste en collegiale organisatie. Onze arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend, zo bieden we bijvoorbeeld bovenop het salaris een vaste maandelijkse uitkering van 12,5% van het maandsalaris, 36 verlofdagen (op basis van fulltime) en een prima pensioenregeling. We kennen flexibele werktijden en deels thuiswerken is mogelijk. De standplaats voor deze functie is ons hoofdkantoor te Den Haag, goed bereikbaar met OV en centraal gelegen tegenover het Vredespaleis.